May/Jun 2013  |  Núm. 1


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El diablo en los detalles: la lucha contra el fraude 
mediante el análisis de datos

Robert Tie, CFE, CFP

Traducción: Gabriel Benavides Ramírez, CFE

Publicación: Enero de 2013

"No es necesario que nos visite este año", dijo por teléfono el jefe de un departamento grande y bien financiado al auditor interno. "Estamos en buena forma".

El auditor, poco sorprendido, colgó después de reconocer tranquilamente que era una orden implícita de mantenerse alejado. "Pan con lo mismo ", pensó con una frustración de muchos años. De todos modos, su carga de trabajo restante era abrumadora. Como el único auditor interno en una agencia del gobierno estatal que atiende a más de 100.000 personas en cientos de lugares, y con un presupuesto de más de mil millones de dólares, el auditor tenía muchos otros departamentos dentro de la agencia que supervisar en busca de fraudes, despilfarro y abusos.

Echó un vistazo a los manuales de software de análisisEl diablo en los detalles de datos que acumulaban polvo en su escritorio. "Todavía no hay tiempo para esto", dijo para sí con tristeza y volvió a centrarse en sus conclusiones y recomendaciones para otro departamento - uno que había aceptado someterse a auditorías-. Cuando la agencia estatal contrate a más auditores, pensó, habrá una oportunidad de estudiar minuciosamente los manuales y aprender las capacidades de detección de fraude del software especializado. Pero, ¿quién sabía cuándo iba a llegar ese momento?

Poco después, un informante anónimo reportó a la agencia que algunos de sus empleados estaban comprando aparatos y dispositivos electrónicos costosos –incluso vehículos- y que un proveedor que prestó servicios a la agencia estaba pagando la cuenta.

La agencia de inmediato contactó a investigadores estatales. Sus revisiones expusieron una conspiración en curso, con tres años de antigüedad, en la que un vendedor sobornó a los empleados de un departamento con muchos recursos. Los empleados autorizaban los pagos por los suministros del vendedor que nunca fueron entregados.

Como resultado de la investigación, varios de los empleados y el vendedor fueron declarados culpables de fraude, se les ordenó pagar una indemnización y fueron condenados a prisión - en algunos casos a más de 10 años-.

extractoLa agencia, a su pesar, se enteró de que había perdido 4 mdd de los recursos de los contribuyentes por este esquema de sobre-facturación, el cual podía -y debía- haberse detectado mucho antes. Como suele suceder en los fraudes de este tipo, la mayor parte del dinero robado había sido gastado y no era recuperable.

 

QUE PASEN LOS CFE’S

"No por culpa de su auditor interno, la agencia tuvo un enfoque reactivo hacia la detección y prevención de fraudes", dijo Kelly J. Todd, CFE, CPA, ABV, socia de Forensic Strategic Solutions Inc., una empresa de investigación financiera en Birmingham , Alabama.

La agencia contrató a la firma de Todd para realizar una evaluación de la vulnerabilidad ante el fraude y determinar si otros esquemas se estaban llevando a cabo en cualquier parte del organismo. Todd y sus colegas, que también son CFE’s, buscaron señales potenciales de esquemas adicionales y evaluaron la susceptibilidad de los activos de la agencia a la apropiación indebida.

"La mayoría de los fraudes se puede detectar de manera oportuna al “explorar” los datos financieros y examinar las operaciones sospechosas", dijo Todd.

Ella y su equipo utilizaron software especializado de análisis de datos y descubrieron numerosos indicios del fraude que se había revelado, pero no hubo señales de otro tipo de esquemas.

"Debido a que el departamento en cuestión habría perdido sus fondos presupuestaros si no los ejercía, tenía un incentivo para gastar el dinero sin importar de qué forma", dijo Todd. "Además, la naturaleza reactiva del enfoque de auditoría creó la oportunidad para desviar fraudulentamente los fondos del departamento. Cuando los conspiradores racionalizaron sus delitos, el triángulo del fraude quedó completa."

Así, cuando el cierre del ejercicio presupuestario se acercaba, los empleados deshonestos aprobaron cientos de facturas de proveedores falsos hasta que todo el presupuesto del departamento se consumió. Los conspiradores fácilmente eludieron el control principal de la agencia frente a esquemas de sobre-facturación (todas las compras de USD 2,500 o más tenían que ir acompañadas de una orden de compra).

El análisis de Todd reveló cómo los defraudadores simplemente dividieron sus compras fraudulentas a fin de que todas, excepto por el .01 por cientoel diablo en los detalles de ellas, fueran por montos ligeramente inferiores a USD 2,500. Todas fueron pagadas sin ningún tipo de supervisión especial.

Otra bandera roja que Todd y sus colegas notaron fue que los pagos a los proveedores coludidos aumentaron en 342% en un año -un crecimiento mucho mayor que el de los pagos a otros proveedores del departamento-.

Y casi todas las facturas llevaban números consecutivos en las facturas, en las ocasiones en que el vendedor presentó 50 o más de ellas en la misma fecha.

INGREDIENTES ESENCIALES

"Por supuesto, cada organización depende de la honestidad de los miembros clave de su personal, y de los controles y contrapesos implementados, como requerir varias aprobaciones de compra en departamentos diferentes ", dijo Todd. "Pero los controles proporcionan sólo una cantidad limitada de protección contra el fraude."

Por lo tanto, en su informe sobre la evaluación de la vulnerabilidad de la agencia ante el fraude, Todd y sus colegas recomendaron -entre otras mejoras- un programa de auditoría proactivo y basado en riesgos, centrado en procesos automatizados de análisis de datos que pudiera resguardar el valioso tiempo del personal de auditoría interna.

También recomendaron la contratación de auditores adicionales y la capacitación en el uso de software de análisis de datos.

"Con el personal, habilidades y herramientas adecuadas, el equipo de auditoría interna puede controlar a toda la organización sin llamar la atención sobre sus acciones", dijo Todd. "Es una gran forma de detectar las primeras señales de fraude y evitar que las pérdidas incipientes crezcan."

MEJORES PRÁCTICAS

Diseñar un proceso de análisis de datos que claramente identifique y explique:

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Robert TieRobert Tie, CFE, CFP, es editor colaborador de la revista Fraud Magazine.

 

 

 

 

Traducción:  Gabriel Benavides Ramírez, CFE


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