Ene/Feb 2018  |  Núm. 28






Colin May, CFE

Ángulos del Fraude

El jefe era un ladrón

Fraude, traición y descuido en una pequeña ciudad

¿Qué es lo que desgarra el tejido de una pequeña ciudad? El que el robo, la traición y la pérdida de confianza se den en las instituciones mismas que hacen de la ciudad un gran lugar para vivir. Esta es la historia de cómo una pequeña laguna en la ley se convirtió en una enorme brecha en la supervisión, la gestión y los controles internos, y de como todo esto resultó en un robo de más de $ 250,000 dólares.

Farmington, New Hampshire, es una comunidad tranquila situada entre la región de los Lagos y la costa. Es una ciudad pequeña, New England, donde hay muchos obreros, con una población de casi 6,800 habitantes. El ingreso familiar promedio es $ 51,382. Su fama ha radicado en ser la ciudad natal del vicepresidente del presidente Ulysses S. Grant, el señor Henry Wilson.

Como muchas ciudades pequeñas en América, Farmington depende en gran medida de bomberos voluntarios y técnicos médicos de emergencia (EMT). Pero una peculiaridad en el gobierno de la ciudad - y la aparente falta de supervisión suficiente por parte del público y los líderes de la ciudad - permitió al jefe de bomberos cometer una estafa de malversación duradera.

El esquema, esencialmente una combinación de desviación corrupta de fondos y una estafa fraudulenta de reembolso de gastos, costó a Farmington más de $ 270,000, causando disturbios dentro de la ciudad y los rangos de los bomberos, constituyéndose en una enorme vergüenza pública. Al final, el jefe fue a la cárcel, y la ciudad todavía está recuperándose de aquella traición a la confianza.

Este estudio de caso destaca la importancia de la supervisión público-privada, los controles internos no lucrativos y la gobernabilidad, y la forma de supervisar adecuadamente los asuntos financieros en una organización. La parte triste es que los departamentos de bomberos pagados y voluntarios a través de la nación parecen encontrar fraude con frecuencia. Una búsqueda de noticias de Google por "robo de departamento de bomberos" alcanza los 5.3 millones de visitas. Como examinadores de fraude, podemos aprender mucho de este caso.

El ladrón

Para todas las apariencias externas, Richard Fowler Jr. era el consumado profesional de seguridad pública. Era un líder bien considerado en la pequeña y estrecha comunidad de bomberos. Incluso salvó vidas. Pero había otro lado de Fowler, uno que no era tan conocido. Según una admisión realizada a los investigadores, Fowler confesó tener una adicción a las drogas y un hábito de juego, lo que alimentó su necesidad de dinero. (Consúltese sobre el ex jefe de bomberos Skowhegan sentenciado a la prisión estatal NH, en el sitio centralmaine.com, textos escritos por Doug Harlow, con fecha de 2 de julio de 2015.)

Fowler dijo que su adicción a las drogas – que en palabras del Dr. Donald Cressey, era el "vocabulario de ajuste" que usaba Fowler para hablar de ello, o bien su racionalización para “explicar” su comportamiento ilegal (Consulte al respecto el artículo "El dinero de otras personas: un estudio en la psicología social de la malversación", por Cressey, Montclair: Patterson Smith, 1973) – se debió a un ataque con depresión y trastorno de estrés postraumático que desarrolló como consecuencia de un accidente de tráfico del que no salió ileso. Sin embargo, ninguno de los dos problemas hizo nada para detener su compulsión por apostar y su hambre por alcanzar el éxito. Constituyeron finalmente su caída.

La ciudad

Un comité electo de personas dirige Farmington y nombra al administrador municipal que supervisa las operaciones cotidianas del gobierno municipal, y que incluye a los jefes de departamento, al funcionario de finanzas de la ciudad y a las obras públicas. Los jefes de tiempo completo dirigen la policía y los departamentos de bomberos, y los bomberos voluntarios de guardia y los EMT trabajan para el Departamento de Bomberos de Farmington. (Vea el siguiente cuadro 1.)

En octubre de 1976 se formó una asociación benevolente llamada la Asociación de Alivio de Bomberos de Farmington (FFRA) para ayudar a promover el deber cívico de luchar contra incendios voluntarios; recaudar fondos para cubrir los costos asociados con la capacitación, la certificación y el equipo; y para ayudar a sus miembros. La FFRA también ayudó a financiar la restauración de un antiguo camión de bomberos para desfiles y otras ocasiones especiales.

Fowler fue el primer jefe de bomberos de tiempo completo, contratado de las filas de voluntarios en junio de 2006. (Había sido el jefe voluntario desde 2004.) También fue miembro de la FFRA, incluso después de convertirse en el jefe de tiempo completo. Según un referéndum de la ciudad, Farmington también asumió el control y la financiación del departamento de bomberos cuando contrató a Fowler.

La pista y el acuerdo

A mediados de 2014, Fowler dejó Farmington para trabajar para un departamento de bomberos más grande en Maine. Poco después de la partida de Fowler, surgieron problemas. El 30 de julio de 2014, el jefe de policía de la ciudad de actuación y el jefe adjunto del cuerpo de bomberos se reunieron con el fiscal del condado. Habían identificado discrepancias financieras después del movimiento de Fowler; el jefe de bomberos adjunto descubrió el posible fraude al intentar conciliar los registros financieros del departamento.

En enero de 2008, la ciudad había hecho un acuerdo con Hospital Memorial Frisbie, un hospital local en la ciudad más grande. Habían acordado un acuerdo de reembolso de gastos y Fowler, como jefe de bomberos, lo manejó. Los funcionarios de la ciudad más tarde negaron saber mucho sobre el acuerdo, a pesar de que la junta de hombres selectos lo había aprobado, y el Hospital Frisbie había depositado fondos en las cuentas de la ciudad. El acuerdo señaló que los fondos se pagarían al "departamento municipal de bomberos". No está claro de la investigación exactamente cómo (o si) la ciudad rastreó los depósitos y no rastreó estos fondos más de cerca.

Farmington accedió a facturar el transporte de ambulancia proporcionado por el departamento de bomberos, por medio del cual el Hospital Frisbie proporcionaría un reembolso de "tarifa fija" si un paciente transportado por el departamento de bomberos utilizaba a uno de los paramédicos del hospital. Llamado "facturación combinada" (véase el gráfico 2 a continuación), el acuerdo proporcionaría una valiosa fuente de ingresos para la ciudad. También sería un flujo de ingresos complementario; en casos que no implicaban a un paramédico del Hospital Frisbie, el departamento de bomberos (a través de su contratista COMSTAR) dirigiría a sus pacientes o a sus proveedores de seguros.

Figura 2: Farmington Fire/Arreglos del EMS

Frisbie envió los primeros fondos el 26 de agosto de 2008, en un cheque que hizo a los bomberos directamente. El investigador del fiscal escribió que "la mayoría de los cheques anticipados fueron depositados" en la cuenta de recaudación de impuestos de la ciudad. Durante aproximadamente un año, desde noviembre de 2009 hasta octubre de 2010, sólo algunos de los cheques Frisbie fueron depositados en las cuentas de la ciudad, ya sea por Fowler o el cuerpo de bomberos. A partir de noviembre de 2009, Fowler comenzó a desviar esos fondos de la cuenta bancaria de la ciudad pidiendo al Hospital Frisbie que hiciera todos los cheques pagaderos a la cuenta FFRA.

Alrededor de julio de 2008, Fowler aparentemente inventó un plan para obtener más dinero del que recibía por su sueldo, es decir, de $ 65,000. Pidió al tesorero del FFRA cheques que le permitieran obtener reembolsos de gastos. A partir de julio de 2008 hasta junio de 2014, Fowler recibió 74 pagos de la FFRA por varios viajes, artes u otras razones. El tesorero del FFRA más tarde dijo a los investigadores que Fowler recibió los cheques a su propia solicitud, no de desembolsos autorizados, que tuvieron que ser votados por la membresía de FFRA. El informe de investigación resumió su testimonio:

[Fowler] se pondría en contacto con [la tesorera de la FFRA] y le pedía que le diera cheques en blanco y firmados. A su conocimiento, el jefe entonces llenaría la cantidad del cheque y el beneficiario. ... Más tarde vería las declaraciones y / o los cheques cancelados y así tenía de conocimiento de a quién y para qué se hacían los cheques. En algún momento empezó a ver los cheques hechos para el Jefe Fowler. Ella estaba algo preocupada, pero pensó que se estaba reembolsando todo ese dinero.

Los investigadores rastrearon 74 "reembolsos de gastos" que Fowler recibió de FFRA, revelando que él cobró todos los cheques menos cinco. Posteriormente determinaron que muchos de los gastos que Fowler afirmaba realizar eran falsos o no podían proporcionar recibos justificativos. El valor de los cheques del hospital de Frisbie al FFRA fueron por $ 377,533; la ciudad debería haber recibido todo este dinero. Fowler recibió casi $ 161,000 del FFRA.

Un poco de minería

Antes de recibir el expediente de investigación de la fiscalía a través de una solicitud de registros públicos, me pregunté qué podría discernir de otros registros públicos. Una búsqueda de documentos y mi análisis de los informes anuales de la ciudad condujeron a revelaciones relativas a la falta de liderazgo y supervisión de la administración en este caso. También este caso puso de relieve algunas lecciones valiosas para los examinadores de fraude, investigadores y auditores.

El gráfico 3 a continuación es una recopilación de información que extraje de los informes anuales de la ciudad de 2008 a 2014. Por supuesto, el informe anual de una ciudad es un dispositivo importante para informar al público. Pero también es una buena manera de administrar un municipio local mediante la estandarización de las métricas financieras y operativas incluidas en el informe. Sin embargo, los informes anuales de Farmington eran todo menos consistentes.

Figura 3: Recopilación de información de los informes anuales de la ciudad

Por ejemplo, una métrica de rendimiento clave para el departamento era el número total de llamadas de emergencia. Debido a que proporcionaron tanto la supresión de incendios y servicios médicos de emergencia, el número de llamadas EMS también sería un número importante para revisar. Pero Fowler, ya sea intencionalmente o por descuido, no incluyó las llamadas totales de EMS para 2010 y 2012. Incluso peor, en sólo tres años incluyó los porcentajes de cobro para las cuentas por pagar por su contratista de facturación EMS COMSTAR: 2009, 2010 y 2012. Es imposible determinar el desempeño del proceso de facturación y cobro del departamento y el contratista del departamento de bomberos sin estos.

Fowler incluyó rutinariamente el lenguaje en los informes operacionales que agradecieron a la "Asociación de Bomberos de Farmington", una organización inexistente, por sus donaciones al departamento. Fowler agradeció esta entidad por las contribuciones en 2010, 2011, 2012 y 2013. En 2011, incluso señaló que la asociación pagó por artículos que "no se compró debido al presupuesto de funcionamiento [de la ciudad]". Esto plantea preocupaciones adicionales, porque (al menos en New Hampshire), hay una ley estatal que restringe a un municipio o gobierno de aceptar regalos a menos que sea aprobado por el ayuntamiento u otro cuerpo (RSA 31:19).

La ley está diseñada para asegurar que el bien público sea servido por donaciones y donaciones que ayuden a la comunidad en general y no simplemente para promover un interés privado. Al aceptar regalos de la "Asociación de Bomberos" (incluso si era la FFRA) sin la notificación pública adecuada, la documentación o la junta de aprobaciones del consejo, Fowler manipuló el presupuesto público y el proceso de supervisión. Aprovechó las lagunas en la aprobación del presupuesto de Farmington, la divulgación de donaciones y las prácticas de administración general.

Las finanzas

Una revisión de las finanzas de la ciudad incluida en el informe anual revela preocupaciones adicionales sobre la supervisión del departamento de bomberos. Como se indica en el gráfico 3, desde 2008 hasta 2014, el departamento promedió más de $ 173,000 en recibos para llamadas de EMS. No está claro si se trata de recibos facturados o fondos reales recibidos. La cuenta de ingresos también incluye una partida de "cuentas por cobrar-ingresos de ambulancia" que sólo comenzó a aparecer en 2012. Las cuentas brutas por cobrar (ya sea cobrado o pendiente) de casi $ 270,000 para 2012 y $ 350,000 para 2013 ni siquiera se discuten en el resto de los informes operacionales u otros documentos de la ciudad.

La falta de datos coherentes y puntos de datos desfasados demuestra la escasez de divulgación y transparencia en los informes anuales. Muestra lo poco que el liderazgo y la dirección de la ciudad sabían acerca de las operaciones y la capacidad financiera de los bomberos. Si este fue el resultado de malas prácticas de gestión o algo intencionalmente diseñado para oscurecer la información, que plantea importantes banderas rojas. También muestra cuán importantes pueden ser los datos para identificar fraudes potenciales y abordar los problemas fiscales antes de que se salgan de control.

La investigación

Después de la reunión del 30 de julio de 2014 con la policía de Farmington y los oficiales de bomberos, el fiscal y su investigador jefe se embarcaron en una investigación rutinaria de fraude. Recogieron documentos, entrevistaron testigos, analizaron registros bancarios y cheques, y recopilaron un informe completo de lo que Fowler había hecho. Curiosamente, también hicieron una serie de pasos únicos de investigación, incluyendo el uso de una llamada telefónica consensual.

Una llamada telefónica consensual es una técnica de investigación que puede estar llena de problemas; los nuevos investigadores no deben intentarlo. Aunque el investigador tuvo décadas de experiencia policial, consultó previamente a la oficina del Procurador General de Nueva Hampshire debido a los posibles problemas legales.

La llamada telefónica era una conversación monitoreada entre el actual subdirector del cuerpo de bomberos y Fowler, quien se había convertido en el jefe de bomberos de otra comunidad. La conversación entre el diputado y Fowler provocó las admisiones de Fowler incluyendo que él sabía que los fondos del acuerdo del hospital de Frisbie pertenecían realmente a la ciudad, no a la FFRA, y que él era responsable de redirigir los fondos de las cuentas de la ciudad a las cuentas de la FFRA.

En una entrevista posterior con el investigador, Fowler hizo más admisiones sobre su conducta y cómo él conscientemente desvió los fondos de la ciudad a la FFRA. Cuando se enfrentó con su actividad de cambio de cheques, múltiples retiros de cajeros automáticos en o cerca de los casinos, y su incapacidad de justificar la mayoría de las solicitudes de "reembolsos de gastos", Fowler sabía que el juego había terminado. Finalmente, se declaró culpable del robo y fue sentenciado a un período de tres a seis años en prisión estatal y la obligación de restituir $ 216,000 dólares. (Consúltese sobre el ex jefe de bomberos de Farmington sentenciado por robar $ 216,000 a la ciudad, en el sitio Seacoastonline.com, texto por Brian Early, fechado el 2 de julio de 2015.)

Lecciones aprendidas

Los siguientes son algunos consejos que los examinadores de fraude pueden usar cuando se trata con auditorías o exámenes de pequeños departamentos de bomberos, organizaciones sin fines de lucro o asociaciones.

  1. Fowler cultivó una presencia dominante y esperaba que sus gastos fueran pagados sin preguntas. Ejerció un control total sobre el cuerpo de bomberos y, en un conflicto de intereses, el FFRA. La afiliación a asociaciones profesionales o afines debe ser siempre abordada en un contrato de trabajo. Los examinadores de fraude deben ser conscientes del estilo de gestión y las autoridades de liderazgo, en particular cuando se trata de asuntos financieros y de negocios de una agencia gubernamental, sin fines de lucro o asociación.
  2. Los investigadores entrevistaron a varios miembros de la FFRA que dijeron que creían que Fowler tenía un problema de juego. La revisión de los registros de tarjetas de débito mostró claramente que los gastos cuestionables se pagaban en varios casinos de Nueva Inglaterra. Como examinadores de fraude, si simplemente preguntamos, muchas veces la gente nos hablará sobre posibles problemas como beber en exceso, juegos de azar u otros problemas de estilo de vida que podrían revelar presiones financieras o motivaciones para cometer robos.
  3. La revisión de los documentos de código abierto y públicos de los funcionarios de la ciudad puede mostrar deficiencias en los controles internos o incluso en las normas básicas de presentación de informes, lo que también podría indicar una falta de transparencia o un intento de encubrir u ocultar una malversación de fondos. En Farmington, una comparación anual de un año a otro debería haber sido una pista de que algo no andaba bien porque la correlación entre los recibos de la ambulancia, los costos del contrato de cobro y otra información no se sumaron.
  4. Los profesionales antifraude, los examinadores de fraude y los funcionarios públicos deben centrarse en cuentas especiales de ingresos no tributarios, como la facturación de ambulancia. Estas son intrínsecamente cuentas de alto riesgo porque pueden no ser monitoreadas tan cerca como las cuentas de impuestos y ser susceptibles a robo o malversación de fondos. Pero Farmington no es la primera ciudad o la agencia de bomberos que ha tenido problemas con su contabilidad y controles internos. La Oficina del Contralor del Estado de Nueva York, que supervisa a miles de empresas voluntarias de bomberos, ha emitido varios informes cada año que documentan fraude, robo, control interno y fallas de gestión en estas pequeñas agencias de voluntarios. Los principales hallazgos de la auditoría giran en torno a los flujos de ingresos no tributarios, tales como los ingresos del EMS, las tarifas de alquiler, los juegos de bingo y otras recaudaciones de fondos.
  5. Por último, la supervisión y la gestión adecuada es fundamental. El monitoreo del desempeño operacional y financiero son importantes funciones de supervisión para cualquier organización: pública, privada o independiente. Los desgloses en esta función permiten que los controles sean eludidos, que se formen relaciones corruptas y que surjan problemas masivos. La gestión de un grupo de voluntarios es especialmente sensible; puede ser un desafío para todos los actores involucrados en una pequeña ciudad donde cada uno conoce el negocio del otro. Para mitigar estas amenazas, los encargados deben manejar estas entidades más pequeñas de una manera profesional que es consistente con las obligaciones legales y las buenas prácticas de negocios.

La tensión sin fines de lucro

Las asociaciones benéficas y los grupos comunitarios sin ánimo de lucro a menudo no están de acuerdo en las misiones por el servicio y los controles, la supervisión y la gobernanza apropiados. Muchos grupos están compuestos por personal apasionado y voluntarios que creen firmemente en los mismos valores fundamentales: servicio, dedicación desinteresada a una causa y una creencia en ayudar a otros. Pero esa calidad de "buen vecino" que a menudo valoramos en nuestros amigos y asociados no siempre se traduce en la mejor administración de una organización o el administrador más completo.

Las entidades como los bomberos voluntarios, los grupos religiosos, las asociaciones de compromiso comunitario y otros a menudo se centran más en "hacer el bien" y pueden ignorar los controles necesarios que un negocio responsable podría emplear para prevenir el desfalco o fraude. Las consecuencias pueden ser devastadoras. La confianza se destruye - o por lo menos se reduce considerablemente - por lo que el grupo no puede centrarse tan solo en su misión principal.

Un examinador de fraude certificado puede proporcionar actualizaciones periódicas a la membresía y el consejo de administración de casos recientes de fraude relacionados con organizaciones sin fines de lucro o sobre tendencias relacionadas con el fraude de las cuales deben ser conscientes. Un CFE también puede proporcionar una evaluación de los controles internos del grupo o políticas y procedimientos y consultar sobre temas de análisis financiero.

En última instancia, el propio grupo debe establecer, respaldar y esforzarse por lograr su misión de servicio público. Toda la ayuda en el mundo no puede detener a un estafador de lograr su estafa, pero la actitud de un grupo y la atmósfera dictará qué tan exitoso será en disuadir, detectar y responder ante un fraude o un robo entre los suyos.

Los gobiernos suelen permitir que grupos benevolentes y grupos de servicio público estén exentos de impuestos por sus buenas acciones, pero con los que vienen con una gran responsabilidad para con las comunidades a las que sirven. Y el fracaso de proteger adecuadamente estos activos o supervisar su uso apropiado podría someter a las organizaciones a mala prensa, intervención regulatoria o litigios.

 

Colin May, CFE, es un auditor forense e instructor adjunto en el programa de Estudios Forenses de la Universidad de Stevenson. Las opiniones en este artículo son en efecto suyas.




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